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働く女性のビジネスマナー3 好印象のビジネスメール

2016.09.30

働く女性のためのビジネスマナーシリーズの3回目は、受け手の印象を良くするビジネスメールの書き方です。

シリーズの1、2回目に引き続き、マナーコンサルタントの西出ひろ子さんに教えてもらいます。

文章の中で相手を気遣う工夫をしましょう!

「まず、メールでの連絡がふさわしい内容かどうかを考えるところからスタートします。文章だけでは誤解を招く恐れのある場合や、説明できないような内容、また急ぎの用件は電話で話した方がいい場合もあります。逆に、添付した書類や写真を見てもらった方が伝わりやすい内容や、日時・場所などの確認はメールの方が適していると言えますね」(西出ひろ子さん)。

西出ひろ子式・一歩上を行くビジネスメールの書き方

1 名前に「様」をつけてアドレスに登録します。
宛先は送り先の方にも見えるので、「様」をつけて登録しておきましょう。

2 一瞬でわかる件名をつけます。
件名の後に【○○会社 西出ひろ子】など、括弧の中に会社名と名前を書いておくと、よりわかりやすい件名になります。

3 必ず挨拶文を書きましょう。
「いつもお世話になっております」が定番の挨拶。「○○様、いつもお世話になっております」のように冒頭に相手の名前を入れると、より丁寧な印象になります。ビジネスメールでは「拝啓」、「敬具」などの頭語や結語は書きません。

4 導入の一言を添えます。
「さて、○○の件でございますが」「先日お話しした○○の件でご相談です」のような一言を添えると読み手が内容を理解しやすくなり親切です。

5 本文は1行30~35文字までを目安に改行を。
簡潔な文章を心掛けて、1段落は2~3行をオススメします。長くても5~6行にしておきましょう。日時や場所は箇条書きにすると読みやすくなります。相手が読みやすいかどうかを考えて書くことがマナーの鉄則です。

6 締めの一言を添えましょう。
「お手数ですが、ご検討くださいますよう、お願い申し上げます」「何卒よろしくお願い申し上げます」こうした締めの一言がないと不躾で失礼な印象になってしまいます。

7 署名と連絡先は必ず入れましょう!
最後に相手が連絡先を確認しやすいよう、社名・部署名・名前・電話番号・ファックス番号・メールアドレスを記載します。自動設定で登録しておくと便利です。

ビジネスメールではこんなことに注意

●社内のメールであっても挨拶を!
先輩・後輩などの関係にかかわらず、「おはようございます」や「お疲れさまです」などの挨拶言葉を一言添えてメールを送るようにしましょう。

●「!」の使い方に気をつけましょう。
社内外に関わらず、相手との間柄が親しくなると文章の語尾に「!」をつけがちです。「!」をつけることで気持ちが伝わりやすくなるという良い面もありますが、一方で軽いイメージを持つ人もいますので慎重に。文章の意図をどのように受け取るかは読み手次第です。ビジネス上のメールでは自分のことに「!」はつけず、相手を称賛する時につけるなど、相手との関係性に応じた使い分けが必要だと心得ておきましょう。

ビジネスでのSNSの使い方にも注意しましょう!

●ビジネスの連絡にSNSは基本的にNG。
最近はビジネスでSNSを使うことも増え、会社の重要な情報がプライベートのSNSから流出してしまうなどのケースも見受けられます。「SNSは簡単で楽などのプラス面がありますが、つい簡略した言葉づかいなどを使いがちになり、敬意を表する言葉を使用しない可能性もあるため、ビジネスでは 使わない方が無難といえます。特に、打合せの日程伺いや金額などの連絡はSNSではなくメールで行います。ただし、相手がSNSでのやり取りを希望する場合は、その限りではありません。その場合は、上司か先輩にひと言その旨を伝え、了承を得てからやり取りをしましょう。また、会社によってはアプリの無料電話を使っている場合もあります。SNSも会社や職場のルールに従うことが大切です」(西出さん)。

●SNSの投稿は相手に確認してから行いましょう!
「社内の事情を露呈する内容をSNSに投稿するのはタブーです。また、ブログやSNSに投稿する時やfacebookのタグ付けをする時は、相手に確認してから行うようにしましょう。よかれと思って書いたことも、相手にとっては迷惑になることもあります」(西出さん)。SNSによる人間関係のトラブルは増えています。くれぐれも個人情報がSNSから流出するようなことのないよう、十分に注意しましょう。

相手を気遣うビジネスメールやSNSの使い方に注意して、ビジネスライフを円滑にしてくださいね!

coming soon次回の「働く女性のビジネスマナー4」は、正しい敬語の使い方をご紹介します。

監修 西出ひろ子さん(マナーコンサルタント)

西出ひろ子さん(マナーコンサルタント)
ウイズ株式会社代表取締役会長。大学卒業後、国会議員、政治経済ジャーナリストの秘書などを経て、29歳でビジネスマナー講師として独立。その後、渡英して真のマナーに触れ、真心を重視した"HIROKO流マナー論"を確立する。現在は企業のマナー研修やマナーコンサルティング、人材プロデュースなど幅広く手掛け、著書は国内外で70冊以上ある。

ウイズ株式会社 http://www.withltd.com/

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